Offentlig handling

De flesta handlingar hos kommunen är offentliga. Offentlighetsprincipen är en av hörnstenarna i vår svenska demokrati.

I en demokrati är det av yttersta vikt att myndigheternas verksamhet så långt som möjligt sker i öppna former och under insyn av allmänhet och media. Därför har offentlighetsprincipen en mycket viktig kontrollfunktion. Den ska:

• fungera som en garanti för rättssäkerhet och effektivitet i den offentliga förvaltningen och folkstyret
• motverka maktmissbruk
• ge medborgarna möjlighet att efter eget val skaffa uppgifter och information från myndigheterna
• garantera en fri samhällsdebatt samt främja allmänhetens förtroende för myndigheterna

Offentlighetsprincipen består av flera olika delar

Den innefattar bland annat förhandlingsoffentlighet, det vill säga att förhandlingar vid domstol ska vara offentliga.

Att beslutande församlingars sammanträden är offentliga, till exempel kommunfullmäktiges möten. I Orust kommun är även kommunstyrelsens sammanträden delvis offentliga.

Olika former av yttrandefrihet, informationsfrihet och offentligt anställdas meddelarfrihet är också en del av offentlighetsprincipen.

Men den kanske viktigaste och vanligaste delen av offentlighetsprincipen rör handlingsoffentligheten.

Allmän, offentlig och hemlig handling

En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll eller beslut. Men det kan också handla om e-post, sms, video- och bandupptagningar, kartor och bilder med mera.

En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän

Exempel på handlingar som inte är allmänna är tjänstepersonernas interna arbetsmaterial.

Enligt lagen är en handling allmän när den förvaras hos kommunen och har kommit in till kommunen eller när den har upprättats där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Allmänna handlingar

Huvudregeln enligt offentlighets- och sekretesslagen är att inkomna och upprättade handlingar utan dröjsmål ska registreras.

Detta är en bestämmelse som hänger samman med tryckfrihetsförordningens krav på öppenhet och rätten för alla att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar.

Varje myndighet (nämnd) registrerar sina handlingar och du hittar de registrerade handlingarna i registren postlista och diarium. Där får du uppgift om datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått, vem som är avsändare eller till vem den har skickats (expedierats) samt en kort beskrivning av handlingens innehåll.

Det du skickar in blir allmän handling

Varje nämnd är en alltså en kommunal myndighet. Detta innebär att meddelanden som skickas till dessa blir allmänna handlingar, som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen, om inte uppgifterna omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.